如何正确编写Excel格式的需求文档？

需求文档是以一种文档记录的方式，Excel需求文档的优势在于能够帮助更好地查阅信息。如何编写Excel格式的需求文档？作者根据自身经验，并结合案例分享了相关经验，希望对你有用。

之前参加枯叶讲师的公开课，提到了Excel需求文档的优势，刚好目前工作中也是通过Excel来编写需求文档，于是总结如下通过Excel来编写需求文档的经验和技巧。

一、需求文档的常见问题

产品经理的日常工作中，编写需求文档是一项必备的技能。

需求文档的重要性是不言而喻的，对团队的研发和测试人员，他们需要产品经理提供详情的需求文档，以便以此为依据，开展开发和系统测试的工作。

但是往往由于时间紧迫、产品经验不足等原因，提供的需求文档，常常出现需求描述不清楚、逻辑不通、需求遗漏等问题，这些问题很容易在研发和测试工作中发现，例如：

研发抱怨需求文档中没有描述清楚：比如：文档中写到：点击新增按钮，打开新增页面。前端就会跑过来疑问：这里新增页面是新开页面，还是当前页面打开。

研发在开发过程中，发现需求逻辑不通，找产品经理反馈，产品经理发现确实如此，赶紧补救。从而导致在研发过程中产生需求变更，引起众怒，还是引起研发人员质疑产品经理的能力。

需求有遗漏，不完整。产品在验收的时候，发现某个功能的排序规则不对，然后让研发修改。结果研发抱怨你的需求文档中，没有定义这个列表的排序规则，从而会产生团队矛盾。

那么，我们如何才能把需求说明清楚，尽量减少需求不清、需求遗漏、需求质量问题呢？

二、Excel需求文档

需求文档是以一种文档记录的方式，进行信息的沟通和传递。以便有迹可循，有理可依。

前面出现的：需求不清、需求遗漏、需求质量问题，我们可以通过编写Excel形式的需求文档，逐渐减少此类情况的发生，从而提升需求文档质量。

需求文档也是一个迭代的过程中，通过多次的迭代过程，一方面我们可以形成思考的方式，然后查漏补缺，进而逐渐可以完成出完整的需求文档。另一方面我们可以积累出需求文档库，便于后期的复用。

1. 历史迭代可追溯

首先Excel的需求文档，可以很清楚每个版本迭代的功能有哪些。产品不断的迭代更新，或是人员的交接，经常需要回溯之前的线上逻辑，需求文档的缺失或不完善，会导致线上逻辑不明确，甚至后续的产品需求设计的逻辑与线上矛盾或冲突，为项目的开发带来麻烦。

Excel需求文档中，可以通过sheet保留每一个迭代版本的需求内容。方便进行信息的查阅！

2. 需求颗粒度细

我们经常会很纠结，需求到底要写到多细，常常以为写的很详细了，结果研发还是有很多疑问。通过Excel的需求文档，对每一个元素进行描述，这样细化之后的需求，可以防止遗漏，思考就更加清楚，方便检查，查漏补缺，从而提升需求文档的质量。

例如：后台系统都有导出某个页面上的数据的功能，比如导出用户列表的数据。有些产品经理在写这个导出需求时只有一句话的描述：点击『导出』按钮后，将表格中的数据导出为excel文档。

但是我们经过一步一步拆解到不能再细的程度，这样再来审视这句话，会发现有很多不明确的点：

导出的文件格式是什么？xlsx？xls？还是csv？（这三种格式都很常见）

导出的表格是否区分sheet？sheet名称是什么？

导出的表格包含哪些字段？

如果还有图片（头像）等信息，怎么处理？

导出列表数据的最大上限值是多少？

导出的文件如何命名？

上述这些问题，如果在需求文档中不明确，在需求开发过程中通常会出现两种情况：要么是技术同学过来问产品经理如何定义（可能不止一次的沟通），要么是技术同学按自己的想法实现。前者增加了沟通成本，后续还是要花费时间完善文档或是再给测试同学讲需求，后者如果实现的方案在测试环节发现与产品或测试的想法不同，就需要返工再调整，两种情况无论怎样，都会浪费时间。

3. 迭代更新，沉淀需求库

需求传递到研发和测试人员之后，通过团队后续反馈，产品经理可以及时补充遗漏的地方，完善需求文档，并且总结遗漏的原因，避免后期再出现同样的问题，从而最终能够完成一个高质量的需求文档。